Avoimessa menettelyssä jokainen toimittaja tai palveluntarjoaja voi tehdä tarjouksen. Sen sijaan rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä tarjouspyynnön edellytyksenä on määräajassa tehty osallistumishakemus ja hyväksytyksi tuleminen tarjoajana. Riippumatta siitä, millaiseen hankintamenettelyyn on osallistumassa, siihen osallistuvan on hyvä ottaa selvää ja olla tietoinen hankintalainsäädännön vaatimuksista. Hankintamenettelyyn osallistujan kannalta on erityisen tärkeää noudattaa määrämuotoja sekä tarjouksen laadinnassa että sen jättämisessä, koska niiden noudattamatta jättämisellä on osin negatiivisia seurauksia. Tarjousasiakirja on tarjouspyynnön ohella tarjoajan kannalta yksi tärkeimmistä hankintamenettelyn asiakirjoista, joten sen laatimiseen on syytä panostaa erityisesti.

Hankintalainsäädännössä tarjoajalle on asetettu velvollisuus tehdä tarjouspyynnön mukainen tarjous. Tästä syystä tarjoajan tulee tutustua tarkasti tarjouspyyntöön ja sen vaatimuksiin. Tarjouksessaan tarjoajan on pystyttävä esittämään, että sen tarjoama palvelu tai tuote on tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksen hylkääminen on pääsääntöisesti seuraus siitä, ettei tarjous ole tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksen hylkäämisellä tarkoitetaan tarjouksen poissulkemista tarjouskilpailusta. Hankintayksiköllä on tietyissä tilanteissa katsottu olevan jopa velvollisuus hylätä tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous, koska muutoin se saattaisi vaarantaa tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Tarjousta ei kuitenkaan tulle hylätä, jos puutteet tarjouksessa ovat merkityksettömiä tai tarjouspyynnön määräykset eivät ole olleet täsmällisiä tältä osin.

Toimitetun tarjouksen perusteella hankintayksikkö arvioi tarjoajan kelpoisuuden, tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarjouksessa olevien tietojen perusteella. Tarjoajan kelpoisuuteen ja soveltuvuuteen liittyvä arvioinnit ovat erillisiä vaiheita tarjousten kelpoisuuden arvioinnista ja tarjousvertailusta. Keskeisenä lähtökohtana on kuitenkin tarjouksen lopullisuus. Tällä tarkoitetaan sitä, että tarjoukset otetaan huomioon juuri sellaisina kuin ne on hankintayksikölle määräajassa toimitettu. Tarjouksen epäselvyyttä tai tulkinnanvaraisuutta on tulkittava tarjouksen laatijan vahingoksi. Hankintayksiköllä ei ole myöskään velvollisuutta pyytää tarjouksen tekijältä lisäselvitystä tai tarkennusta tehtyyn tarjoukseen. Poikkeuksena mainittakoon kuitenkin että, hankintayksikkö voi pyytää selvennystä tarjouksen sisältämiin tietoihin. Sallittua on siten selventää tarjouksen sisältöä. Mikäli annettu selvennys muuttaa tarjouksen sisältöä, kyse on ns. jälkitinkimisestä, mikä on kiellettyä.

On ensiarvoisen tärkeää pyrkiä välttämään tulkinnanvaraisuudet ja laatia tarjous sellaiseksi, että siitä ilmenevät kaikki mahdolliset tiedot. Tarjouksen tekijä ei voi myöskään olettaa joidenkin tietojen olevan jo hankintayksikön tiedossa. Ennen tarjouksen jättämistä tarjous on tarkastettava huolella, jotta siihen ei jää epäselvyyksiä tai muita virheitä.

Tarjousta tehtäessä on hyvä muistaa, että tarjous on kaikilta osiltaan sitova ja se on tekijäänsä velvoittava sen jälkeen, kun se on jätetty hankintayksikölle. Sitovuus koskee niin ikään myös tarjoushintaa ja muita tarjouksessa kuvattuja ja luvattuja toimitussisältöjä. Ne ovat sitovia eikä niistä voida enää jälkeenpäin tinkiä. Tarjous on laadittava siten, että tarjottu hinta sekä muut ehdot ovat realistisia ja toteutettavissa. Tarjousten sitovuudella pyritään nimenomaan turvaamaan jo edelläkin mainittua tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatetta sekä hankintayksikön oikeutta luottaa tarjousasiakirjoissa esitettyihin tietoihin ja niiden paikkansapitävyyteen.

On tiettyjä asioita, jotka on syytä ottaa huomioon tarjousta tehtäessä, jotta tarjouksella olisi mahdollisimman hyvät edellytykset menestyä kilpailussa. Ensinnäkin tulee tutustua huolellisesti siihen, mitä ollaan ostamassa ja millaisin ehdoin. Tässä vaiheessa on hyvä selvittää, mitä vähimmäisvaatimuksia ostettavalle tuotteelle tai palvelulle on asetettu sekä valinta- ja vertailuperusteet. Tämän pohjalta voidaan lähteä suunnittelemaan ja laatimaan itse tarjousta, kun on tiedossa, mitä on tarjottava ja millaisin ehdoin. On tärkeää selvittää myös, mitä kelpoisuusehtoja tarjoajalle on asetettu eli soveltuuko tarjoaja edes tekemään tarjousta. Mikäli tarjouspyynnössä on epäselvyyksiä tai puutteellisuuksia, kannattaa ottaa yhteyttä hankintayksikköön ja pyytää lisäselvitystä.

Tarjouksessa tulisi vastata tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin sekä tarjota juuri sitä, mitä on vaadittu. Tärkeää on esimerkiksi täyttää asetetut vähimmäisvaatimukset ja tekniset eritelmät. Ei ole suositeltavaa tehdä varaumia tai muutoksia tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin, koska juuri nämä voivat aiheuttaa sen, ettei tarjous olekaan enää tarjouspyynnön mukainen.  Samoin tärkeää on muistaa liittää vaaditut asiakirjat liitteiksi. Erityisen tärkeää on toimittaa itse tarjous asetetussa määräajassa, koska myöhästynyt tarjous tulee hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomana.            

Yllä on kuvattu tekijöitä, joiden vuoksi tarjouksen laatimiseen ei tule suhtautua kevyesti. Tarjouksen laadinta on täysin tarjoajan vastuulla, minkä vuoksi virheet ja epäselvyydet tarjouksessa koituvat omaksi vahingoksi. Tarjouksen laatimisessa on lukuisia huomioon otettavia seikkoja ja laadinta usein vaatii asiantuntemusta, joten usein on suositeltavaa ottaa yhteyttä julkisten hankintojen asiantuntijaan. Perehtymällä perusteellisesti hankintalainsäädäntöön, tarjouspyyntöön sekä tarjouksen laatimiseen varmistetaan oman tarjouksen virheettömyys, korkea laatu sekä tarjouksen mahdollisuudet menestyä tarjouskilpailussa.

Maria Arjonen

lakimies, OTM

Kirjoittaja toimii Asianajotoimisto Legistum Oy:n lakimiehenä hoitaen julkisiin hankintoihin liittyviä toimeksiantoja.

Lue lisää julkisesta hankinnasta täältä.

Ota yhteyttä artikkelin kirjoittajaan tästä.