Tarjoaja on toimittaja, joka on jättänyt tarjouksen julkisen hankinnan toteuttamiseksi. Hankintamarkkinat ja tarjouspyyntöjen seuranta asettavat osaltaan vaatimuksia, mutta tarjouskilpailuun osallistuminen, tarjouksen laatiminen, hankintasopimuksen tekeminen ja sopimuksen toteutus asettavat uuden hankintalain ja kynnysarvojen osalta uudenlaisia vaatimuksia liiketoiminnan harjoittamiselle.

Työ- ja elinkeinoministeriö ylläpitää maksutonta sähköistä julkisten hankintojen ilmoituskanavaa HILMA:a. HILMA:ssa tehdään ja julkaistaan ilmoitus EU-laajuisesta sekä kansallisesta hankinnasta. Tarjoaja saa HILMA:sta tiedon käynnissä olevista hankintamenettelyistä ja ennakkotietoa tulevista hankinnoista. Sen jälkeen, kun hankintailmoitus on tehty HILMA:ssa, hankintayksikkö voi halutessaan lähettää tarjouspyynnöt myös suoraan mahdollisille tarjoajille. Tarjoajan tulee säännönmukaisesti pyytää tarjouspyyntöasiakirjat hankintayksiköltä hankintailmoituksen perusteella, mikäli niitä ei ole muutoin saatavilla. Esimerkiksi avoimessa hankintamenettelyssä hankintayksikön tulee toimittaa tarjouspyyntö kaikille halukkaille.

Tarjoajan tulee olla tarvittaessa itse aktiivinen etsiessään tarjouspyyntöjä. Tarjouspyynnön antamisessa noudatetaan eri tapoja riippuen siitä, mitä menettelyä hankintaan sovelletaan. Esimerkiksi EU-kynnysarvot ylittävässä avoimessa menettelyssä hankintayksikön on lähetettävä tarjouspyyntö sitä pyytävälle tarjoajalle tietyn ajan kuluessa pyynnöstä, mikäli pyyntö on tehty riittävän ajoissa ennen tarjousajan päättymistä. Hankintayksikkö voi vaihtoehtoisesti asettaa tarjouspyynnön sähköisesti kokonaisuudessaan tarjoajien saataville hankintailmoituksen julkaisemispäivästä lähtien ilmoituksessa mainitussa Internet-osoitteessa. Rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä tarjouspyyntö lähetetään vain niille ehdokkaille, jotka hankintayksikkö on valinnut kyseiseen tarjousmenettelyyn. Tällöin tarjouspyyntö on lähetettävä samanaikaisesti kaikille ehdokkaille. Tarjoajilla tulee olla tasapuoliset mahdollisuudet saada annetut tiedot ennen tarjousten jättämistä.

Tarjouspyynnön tarkoituksena on hankinnan kohteen ja sen toteuttamiseen liittyvien seikkojen kuvaaminen siten, että sen perusteella saadaan vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjoajan näkökulmasta ajatellen tarjouspyyntö ja hankintailmoitus määrittelevät sen, mitä hankintayksikkö hankinnaltaan haluaa, jolloin tarjoajan on tehtävä tarjouksensa niiden mukaisesti. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus ovat kuitenkin keskenään sisällöltään ristiriitaisia, hankintailmoituksen sisältö on ratkaiseva, mikä tuleekin huomioida tarjousta laadittaessa.

Hankintamenettely on kaksijakoinen prosessi, jossa hankintayksikkö voi ensiksi selvittää rasittaako tarjouksen tekijää jokin laissa tarkoitettu poissulkemisperuste. Hankintayksikkö voi muun määrittelyn lisäksi asettaa vaatimuksia myös tarjoajien rahoitukselliselle ja taloudelliselle tilanteelle, tekniselle suorituskyvylle ja ammatilliselle pätevyydelle. Hankintayksikkö tekee päätöksensä mainittuja arviointiperusteita käyttäen ja valitsee ne ehdokkaat, jotka se ottaa mukaan tarjouskilpailuun. Tarjoajan on siten ensisijaisesti huolehdittava siitä, että hänen tarjouksensa pääsee mukaan tarjousten arviointiin.

Tarjousten arviointimenettelyssä tarjous valitaan joko hinnaltaan halvimpana tai kokonaistaloudellisesti edullisimpana. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen vertailuperusteina ovat esimerkiksi laatu ja tekniset asiat, kuten toiminnalliset ominaisuudet sekä ympäristöystävällisyys. Hankintayksikkö saattaa myös arvostaa käyttökustannuksiltaan ja kustannustehokkuudeltaan edullisempia tuotteita enemmän kuin myynnin jälkeistä palvelua ja teknistä tukea. Ammattiostaja kiinnittää huomiota myös huoltopalveluihin, toimituspäivään tai toimitus- tai toteutusaikaan taikka elinkaarikustannuksiin. Tarjoajan tehtävänä on luvata tuotteet ja palvelut mahdollisimman hyvin ja kattavasti siten kuin tarjouspyynnössä on edellytetty, mutta myös niiltä osin, mitä ei ole kysytty. Jälkimmäinen tilanne on erittäin tärkeä, koska se saattaa ratkaista sijan tai vaikuttaa olennaisesti menestymiseen tarjouskilpailussa

Mainitut näkökohdat erottuvat hyvässä tarjouksessa siten, että ostaja voi perustellusti tehdä hankintapäätöksen. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen täydelliseksi laadittu tarjous. Tarjoajana on syytä muistaa, että ostaja on tiukasti sidottu tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Tarjoajan ainoa työkalu on tehty tarjous; ei aiemmat asiakassuhteet tai neuvottelut.

Ennen kuin tarjoaja allekirjoittaa tarjouksensa, tulee kaikkien tarjoukseen sisällytettyjen tietojen ja ehtojen tarjouspyynnön mukaisuus vielä kerran tarkastaa. Tarjoajan tulisikin aina varata riittävät resurssit ja ammattitaito tarjousten laadinnan jokaiseen vaiheeseen. Kun omat voimavarat ja kustannuslaskelmat ovat oikein laskettu, ja mahdolliset alihankkijoiden sopimusjärjestelyt asianmukaisesti laadittu, lähtökohdat tarjouskilpailuun osallistumiselle ovat olemassa. Hyvä tarjouksen laatija kiinnittää huomiota myös tarvittaviin liitteisiin. Tarjouspyynnöt sisältävät lähes aina pyyntöjä esittää dokumentteja yrityksen toiminnasta aina kaupparekisteriotteesta laadunhallinta- ja ympäristöselvityksiin. Tarjoajana yrityksen tulee huolehtia toimintansa huolellisesta dokumentoinnista ja todistusten saatavilla olosta. Asiantuntija-avulla tarjous räätälöidään tarjouspyynnönmukaiseksi.

Maria Arjonen

lakimies

Kirjoittaja toimii Asianajotoimisto Legistum Oy:ssä asiantuntijana julkisia hankintoja koskevissa asioissa.

Lue lisää julkisesta hankinnasta täältä.

Ota kirjoittajaan yhteyttä tästä.